Recrutement

UN(E) ASSISTANT(E) DE DIRECTION (H/F) CDD DU 01/09/17 AU 31/12/17 EN REMPLACEMENT D’UN CONGE MATERNITE

Vous êtes ici
22/08/2017 REF-2017-7 CDD / Contractuel Siège Paris Partage

Fonction

Apporte une aide permanente à la direction générale (DGS, DGST et adjoint au DGS) et au cabinet du Président en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et de suivi de dossiers.
Apporte un soutien administratif aux différentes directions techniques présentes au siège de Seine Grands Lacs.

 

Missions et objectifs

Assistance du chef de service du secrétariat général – affaires générales – contrôle de gestion pour les relations avec la présidence et son cabinet

Organisation de la vie professionnelle

  • Organisation des agendas et des prises de rendez-vous : suivi des rendez-vous, classement, archivage, relances
  • Organisation des déplacements
  • Accueil téléphonique et physique des interlocuteurs de la direction générale : filtrage téléphonique et prise de messages
  • Préparation et traitement si besoin des rendez-vous : demandes d’informations ou de notes auprès des services

Organisation et planification de réunions

  • Réunions de travail internes (réunion des services centraux …) : envoi de l’ordre du jour, participation et envoi du compte-rendu correspondant
  • Séminaires et évènementiels particuliers

Tenue et gestion du standard téléphonique de l’EPTB

Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique

  • Pour le cabinet du Président
  • Pour la direction générale : Prise de notes, rédaction et mise en forme de courriers ; rédaction du compte-rendu de la réunion des services centraux ; élaboration et préparation de dossiers et documents pour des réunions (diaporamas, PPT …) ; classement de dossiers
  • Pour la direction de la Bassée et de l’hydrologie : mise en forme de travaux bureautiques, organisation de Comités de concertation (Bassée, Coteco, et autres) et assistance pour l’envoi de courriers en nombre
  • Pour la direction des grands travaux : mise en forme de travaux bureautiques

Assistance à la logistique générale des services centraux en polyvalence avec l’assistante administrative

  • Réception des visiteurs de l’EPTB
  • Gestion de la réception des colis, affranchissement du courrier au départ
  • Constitution de dossiers, de la reprographie et la confection de documents
  • Tenue du planning de réservation des salles
  • Tenue du planning de réservation des voitures
  • Tenue du planning des congés
  • Réservation des billets de train
  • Commande de plateaux repas pour les réunions internes
  • Constitution et reproduction de dossiers
  • Gestion des stocks de fournitures administratives
  • Préparation logistique de la salle de réunions organisées par la Présidence et la direction générale (rétro projecteur, PC, enregistreur) et rangement à l’issue
  • Assure le cas échéant l’acheminement de documents vers l’extérieur

Polyvalence et suppléance

  • Suppléance et renfort avec l’assistante administrative
  • Suppléance en l’absence du chargé de la gestion administrative du secrétariat général : missions d’ouverture, de tri et d’enregistrement du courrier à l’arrivée et au départ
  • Participation ponctuelle à des missions en lien avec la direction de la communication : gestion et mise à jour des fichiers de contacts, envoi des cartes de vœux, organisation de la cérémonie des vœux du Président, envoi en nombre du rapport d’activités

 

Affectation

Direction des services administratifs et financiers
Service secrétariat général – affaires générales – contrôle de gestion
8, rue Villiot – 75012 PARIS

 

Profil du candidat

  • Adjoint administratif (filière administrative – catégorie C)
  • Bac pro gestion-administration

 

Expérience et compétence

  • Formation et expérience en secrétariat de direction
  • Connaissance du fonctionnement des collectivités locales
  • Sens du service public et des relations humaines
  • Rigueur dans l’organisation
  • Réactivité, autonomie, sens de l’organisation, disponibilité et discrétion
  • Qualités rédactionnelles et relationnelles
  • Maîtrise des technologies de la bureautique (word, excel, powerpoint, outlook)

Expérience du travail avec les élus

 

Qualités requises

  • Autonomie dans l’organisation du travail
  • Capacité d’adaptation et souplesse face aux demandes de différents interlocuteurs
  • Capacité à travailler en équipe
  • Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
  • Bonne expression orale et écrite

 

Particularité

Disponibilité liée aux impératifs de la présidence et de la direction générale

 

Statut

Contractuel de la fonction publique territoriale

 

Rémunération

Statutaire + réime indemnitaire + possibilité de chèques déjeuner ou restaurant inter-entreprises


Poste à temps plein du 1er septembre au 31 décembre 2017
Les entretiens auront lieu à partir du 16 août 2017
 

Merci d’adresser votre candidature avec CV avant le 15 août 2017 à :

M. le Président de l’EPTB Seine Grands Lacs - Syndicat mixte
Service des Ressources Humaines
8, rue Villiot
75012 PARIS

Ou ressourceshumaines@seinegrandslacs.fr

Postulez

Les fichiers doivent peser moins de 2 Mo.
Extensions autorisées : gif jpg jpeg png txt pdf doc docx odt ppt pptx.
Les fichiers doivent peser moins de 2 Mo.
Extensions autorisées : gif jpg jpeg png txt pdf doc docx odt ppt pptx.